Секретарша – предрассудки и истина


Слыша слово секретарша, люди, скорее всего, рисуют образ длинноногой глупой блондинки, отвечающей на телефонные звонки, от безделья красящей ногти и печатающей текст на компьютере одним пальцем и, при этом, обязательно являющейся любовницей старого, толстого и лысого начальника. Такие секретарши, бесспорно, есть.

На самом деле, профессия секретаря очень важная и сложная. Кто-то возразит: чего здесь трудного - печатать тексты и отвечать на звонки. Это не так.

В приличной фирме секретарь является по сути вторым лицом после генерального директора.

Если бухгалтерия занимается только своими делами, снабженцы - своими, то на секретаря возлагается, так же как и на директора, множество обязанностей.

Общение по телефону. Секретарю нужно не только приветливо ответить на звонок, но и знать, кто есть на рабочем месте и готов поговорить, кто занят и сейчас подойти не может, кто попросту не желает разговаривать по каким-то причинам. Необходимо знать все внутренние номера сотрудников, запомнить информацию, которую оставляют звонившие для отсутствующих. Иногда нужно бронировать номера в гостиницах для отправляющихся в командировку, да просто самим делать какие-то деловые звонки. Принимать и отправлять факсимильные сообщения. А теперь представим, что компания достаточно большая, и сотрудников не пара-тройка человек, а десятка два в одном только отделе. Каждому звонят, почти от каждого исходят документы для отправки по факсу.

Обработка документации. Тоже довольно непростое дело. Ведь недостаточно просто принять письмо или напечатать его на компьютере. Нужно присвоить им определенные номера, рассортировать, что-то в архив, что-то срочно на подпись. Если, например, в строительной компании ведется очень много объектов, то бумаги следует еще сортировать соответственно по объектам, чтобы при первом требовании найти нужную, а не копаться в ворохе листов.

Офисная оргтехника. Копиры, сканеры, шредеры, принтеры, факсы. Со всем этим многообразием нужно уметь обращаться, а ведь есть люди, которые не могут толком разобраться в настройках мобильного телефона. Обязательно нужно следить за наличием расходных материалов к технике, чтобы в один прекрасный момент, когда нужно срочно распечатать важный документ, в принтере не закончился картридж.

Умение работать на компьютере. Хорошему секретарю необходимо быстро и грамотно набирать текст, ориентироваться в Сети, рассортировывать электронную почту, иногда возникает необходимость работы с электронными таблицами, презентациями.

Жизнь офиса. Нередко на секретаря возложена еще и обязанность следить за наличием канцелярских принадлежностей, бумаги, а иногда и продуктов питания. Кроме того, секретарь встречает посетителей, клиентов, должен предложить им кофе или чай и как-то разрешить ситуацию, когда начальник сильно занят, а посетитель слишком непреклонен.



Раздел: Психология
Просмотров - 409
Размер шрифта

Популярное









Посчитайка